Είναι ο οργανισμός σας έτοιμος για ηλεκτρονική μάθηση;
Ας το παραδεχτούμε, το e-learning είναι μια πολύ επιτυχημένη και περιζήτητη μέθοδος εταιρικής κατάρτισης. Συγχρόνως όμως, είναι γνωστό ότι δεν έχει την ίδια επιτυχία σε όλους τους οργανισμούς. Το λάθος που οδηγεί στην μερική επιτυχία, δεν αφορά ούτε τα προϊόντα e-learning, ούτε το ίδιο το e-learning ως μέθοδο. Το λάθος έγκειται μάλλον, στο ότι ο οργανισμός ή η επιχείρηση βιάστηκε να το εφαρμόσει την ηλεκτρονική μάθηση και να εκβιάσει άμεσα αποτελέσματα από την χρήση της, γεγονός που οδήγησε τελικά στην αποτυχία.
Το e-learning μπορεί να μεταμορφώσει τις εκπαιδευτικές ανάγκες του οργανισμού σας, αλλά απαιτεί κατάλληλη προετοιμασία για να πραγματοποιηθούν πλήρως τα οφέλη που υπόσχεται. Ένα μέρος αυτής της προετοιμασίας περιλαμβάνει την αξιολόγηση της ετοιμότητας του οργανισμού σας για την αλλαγή που θα επιφέρει η ηλεκτρονική μάθηση. Αυτή η αξιολόγηση είναι τόσο σημαντική που συνιστάται να καθοδηγηθεί από έναν ειδικό σύμβουλο ο οποίος θα πραγματοποιήσει έρευνα, προκειμένου να απαντήσει στην ερώτηση «Είναι ο οργανισμός σας έτοιμος για ηλεκτρονική μάθηση;».
Στην ιδανική περίπτωση, μια αξιολόγηση που ερευνά την ετοιμότητα e-learning ενός οργανισμού θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη της, τις ακόλουθες διαστάσεις «ετοιμότητας»: Ψυχολογική και Κοινωνική Ετοιμότητα, Ετοιμότητα Περιβάλλοντος, Ετοιμότητα Ανθρωπίνων Πόρων, Τεχνολογική και Οικονομική Ετοιμότητα και Ετοιμότητα Περιεχομένου.
1. Ψυχολογική Ετοιμότητα
Είναι ζωτικής σημασίας ολόκληρος ο οργανισμός σας -όχι μόνο το τμήμα εκπαίδευσης– να είναι ενθουσιασμένος με την ιδέα της ηλεκτρονικής εκπαίδευσης και να συμμετέχει στο έργο σας . Δείτε παρακάτω μερικές προτάσεις για το πώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι συμβαίνει αυτό:
- Η διοίκηση θα πρέπει να είναι ενθουσιώδης και να φαίνεται ότι προωθεί και στηρίζει το εν λόγω έργο.
- Οι εκπαιδευόμενοι θα πρέπει να συμπεριληφθούν από την αρχή στη διαδικασία σχεδιασμού και όχι μόνο όταν αρχίζει η εφαρμογή.
- Η αντίσταση στην αλλαγή πρέπει να ληφθεί υπόψη και να χαραχθεί μια στρατηγική για την εξάλειψή της.
- Θα πρέπει να πραγματοποιηθεί αξιολόγηση του επιπέδου γνώσης και εξοικείωσης των εκπαιδευομένων στη χρήση υπολογιστή.
- Θα πρέπει επίσης, να γίνει εισαγωγή προεργασίας στα προγράμματα παραδοσιακής εκπαίδευσης.
- Τέλος, σημαντική είναι η αξιολόγηση της στάσης και της καταλληλότητας των εκπαιδευόμενων για ηλεκτρονική μάθηση.
2. Κοινωνική Ετοιμότητα
Σε αντίθεση με το τι πιστεύουν οι περισσότεροι, το e-learning είναι μια πιο κοινωνική και συνεργατική διαδικασία μάθησης από την παραδοσιακή εκπαίδευση. Διδάσκει στους ανθρώπους να μαθαίνουν και να εργάζονται σε ομάδες για να είναι πιο παραγωγικοί. Η αξιολόγηση της Κοινωνικής Ετοιμότητας προσδιορίζει:
- τους μαθητές που δυσκολεύονται να εργαστούν σε μια ομάδα.
- την στάση των ομάδων απέναντι στην ατομική επιτυχία.
- την ποικιλομορφία της ομάδας (ηλικία, φύλο, καταγωγή, κοινωνική τάξη κλπ).
- τον βαθμό καταλληλότητας του τρέχοντος συστήματος παρακολούθησης της απόδοσης και ανταμοιβής για να υποστηρίξει την χρήση του e-learning.
Αυτός είναι ένας δύσκολος τομέας για αξιολόγηση, αλλά αποδίδει μεγάλα οφέλη καθώς επισημαίνει κρυμμένα προβλήματα που μπορεί να εκτροχιάσουν τη φάση εφαρμογής .
3. Ετοιμότητα Περιβάλλοντος
Σε μια διαδικασία αξιολόγησης υπάρχουν παράγοντες εκτός του ελέγχου σας που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Αυτοί θα ποικίλλουν ανάλογα με το μέγεθος, την παγκόσμια εξάπλωση και τα χαρακτηριστικά του κλάδου που ανήκετε, περιλαμβάνουν:
- Γλωσσικά εμπόδια μέσα στο εργατικό δυναμικό σας που ίσως εξαπλώνεται σε διαφορετικές χώρες.
- Νομικούς περιορισμούς στις συμβάσεις εργαζομένων.
- Πολιτιστικούς περιορισμούς μεταξύ ομάδων, ίσως μεταξύ διαφορετικών χωρών.
- Τον αριθμό των εκπαιδευόμενων που συμμετέχουν.
- Την καταλληλότητα του περιβάλλοντος εργασίας.
Ορισμένοι ή όλοι αυτοί οι παράγοντες μπορεί να χρειάζονται επαγγελματική βοήθεια και προετοιμασία για να αντιμετωπιστούν.
4. Ετοιμότητα Ανθρωπίνων Πόρων
Μακροπρόθεσμα, ένα σύστημα e-learning θα μειώσει σημαντικά τους απαιτούμενους πόρους στα αρμόδια τμήματα π.χ. HR, IT, εκπαίδευση, αλλά κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού και της υλοποίησης, οι απαιτούμενοι πόροι θα αυξηθούν πολύ.
Κατά τον σχεδιασμό, θα χρειαστούν πρόσθετοι πόροι για να:
- αξιολογήσουν κάθε συμμετέχοντα εκπαιδευόμενο.
- ξεσκονίσουν τα εγχειρίδια εκπαίδευσης.
- αποτελέσουν τις ενδιάμεσες επαφές μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών (stakeholders) και των προμηθευτών.
- παρακολουθούν και να εγκρίνουν τα storyboards και τα δοκιμαστικά κατά την ανάπτυξη των εκπαιδευτικών ενοτήτων.
Το στάδιο εφαρμογής απαιτεί σημαντικούς πόρους για να εξασφαλιστεί η ταχεία λειτουργία του συστήματος της τηλεργασίας, ως εξής:
- Παρακολούθηση κάθε ενότητας καθώς ο προμηθευτής τις ολοκληρώνει.
- Εκπαίδευση των διαχειριστών, των εκπαιδευτών και των project managers για την επίβλεψη της εφαρμογής της τηλεκατάρτισης.
- Εκπαίδευση των ίδιων των εκπαιδευομένων.
- Προγραμματισμός και καταγραφή της προόδου των εκπαιδευτικών συνεδριών.
- Καταγραφή ατομικής εκπαίδευσης και παροχή σχολίων ανατροφοδότησης.
- Εντοπισμός σφαλμάτων και διόρθωση των ενοτήτων καθώς προχωρά η εκπαίδευση.
Μια αρκετά μεγάλη λίστα, έτσι δεν είναι; Για την επιτυχία του συστήματός σας είναι απαραίτητο να είναι διαθέσιμοι αυτοί οι πόροι. Εάν ο οργανισμός σας έχει έλλειψη πόρων, θα πρέπει είτε να προσλάβει κατάλληλο ανθρώπινο δυναμικό, είτε θα πρέπει να σας το διαθέσει ο προμηθευτής υπηρεσιών e-learning. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να μην παρακωλύεται το στάδιο υλοποίησης λόγω έλλειψης πόρων. Αυτό θα αποθαρρύνει τους εκπαιδευόμενους και το σύστημα e-learning θα κάνει μια κακή αρχή.
5. Τεχνολογική Ετοιμότητα
Το e-learning είναι ένα σύστημα βασισμένο στην τεχνολογία. Οι επιδόσεις της τεχνολογίας επηρεάζουν, όχι μόνο τους μαθητές, αλλά και τον καθένα στον οργανισμό, από την κορυφή έως τον τελευταίο τροχό της αμάξης. Ο βαθμός εξοικείωσης με την τεχνολογία και τους τεχνικούς όρους μπορεί να καθορίσει την ταχύτητα εφαρμογής και ακόμη και το σχήμα του ίδιου του συστήματος. Πρέπει λοιπόν να γίνει αξιολόγηση των ακόλουθων δεξιοτήτων:
- Εξοικείωση με τον υπολογιστή των υπαλλήλων.
- Δυνατότητα συνδεσιμότητας για διαδικτυακή πρόσβαση.
- Ικανότητα εισαγωγής, πρόσβασης και εξόδου από το σύστημα χρηστών και δεδομένων.
- Γνώση της ορολογίας των υπολογιστών.
Είναι λογικό, σε κάθε εταιρεία να υπάρχει ένας διαφορετικός βαθμός άνεσης χρήσης της τεχνολογίας. Είναι σημαντικό όμως, όλοι οι υπάλληλοι να μπορούν να φτάσουν σε ένα επίπεδο όπου θα αισθάνονται άνετα με την χρήση του νέου συστήματος και να εκπαιδευτούν όπου είναι απαραίτητο.
Κάποιες φορές, μπορεί να υπάρξει μια κατάσταση, όπου ένα μεγάλο τμήμα του ανθρώπινου δυναμικού δεν διαθέτει γνώσεις υπολογιστών. Για να αντιμετωπιστεί μια τέτοια περίπτωση, ενδέχεται να είναι απαραίτητο να αλλάξει το ίδιο το σύστημα e-learning. Αναλόγως την κατάσταση είναι απαραίτητο να λαμβάνονται διορθωτικά μέτρα στο στάδιο του σχεδιασμού – οποιαδήποτε καθυστέρηση θα οδηγήσει σε καταστροφή.
6. Οικονομική Ετοιμότητα
Ένα σύστημα e-learning είναι ένα μακροπρόθεσμο έργο, και είναι απαραίτητο να διατίθενται οικονομικοί πόροι για την υλοποίηση ολόκληρης της εφαρμογής του. Το πλήρες κόστος κάθε πτυχής του έργου πρέπει να προετοιμαστεί εκ των προτέρων, να παρουσιαστεί σε ένα επιχειρηματικό σχέδιο και να εγκριθεί πλήρως. Τα κύρια είδη κόστους είναι τα εξής:
- Κόστος προμηθευτή πλατφόρμας LMS (Learning Management System) και CMS (Content Management System).
- Κόστος νέας υποδομής πληροφορικής.
- Κόστος πρόσθετων πόρων προσωπικού.
- Κόστος εκπαίδευσης – κινδυνεύετε πολύ εύκολα να το υποτιμήσετε!
- Κόστος ανάπτυξης περιεχομένου
- Κόστος διαχείρισης συστήματος
- Κόστος διακοπών και καθυστερήσεων κατά την εφαρμογή.
- Ταμείο έκτακτης ανάγκης όταν τα πράγματα θα πάνε στραβά και χρειαστούν πρόσθετα χρήματα.
Ένας καλός προμηθευτής υπηρεσιών τεχνολογίας e-learning θα σας βοηθήσει να επεξεργαστείτε αυτόν τον προϋπολογισμό, αλλά είναι απαραίτητο να μιλήσετε με κάποιον ειδικό σύμβουλο που ήδη έχει κάνει αυτή τη διαδικασία. Αναμφίβολα, το κόστος εκπαίδευσης θα υποτιμηθεί ή θα προσαρμοστεί για να γίνει αποδεκτό το επιχειρηματικό σχέδιο της επένδυσης. Απλώς θυμηθείτε ότι ακόμα και το καλύτερο σύστημα e-learning δεν είναι χρήσιμο, εάν το προσωπικό δεν ξέρει πώς να το αξιοποιήσει στο έπακρο!
7. Ετοιμότητα Περιεχομένου
Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν στο e-learning, το υπάρχον υλικό τους, σχεδόν αμετάβλητο από την χρήση του στην παραδοσιακή εκπαίδευση. Συνήθως το μεταβάλλουν σε κάποια μορφή, πολύ συχνά όμως κάνουν λάθος στην εκτίμηση τους για την ετοιμότητα χρήσης αυτού του περιεχομένου. Υπάρχουν διαθέσιμα εργαλεία αξιολόγησης της ετοιμότητας περιεχομένου που θα σας πουν πόσο σταθερό στο χρόνο και πλήρες είναι το τρέχον εκπαιδευτικό σας υλικό. Η αξιολόγηση περιεχομένου πρέπει να λαμβάνει υπόψη τα ακόλουθα:
- Υφιστάμενο περιεχόμενο.
- Εξατομίκευση που πρέπει να γίνει στο περιεχόμενο.
- Στόχοι του μαθήματος.
- Τεκμηρίωση του εκπαιδευτικού περιεχομένου
- Διαθέσιμο περιεχόμενο πολυμέσων.
- Αξιολογήσεις που θα χρησιμοποιηθούν.
- Πόσο συχνά αλλάζει το θέμα.
- Εάν το υπάρχον περιεχόμενο μπορεί να μεταφερθεί σε μορφή e-learning.
- Εάν το περιεχόμενο θα αλλάξει κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού και της αλλαγής (σταθερότητα).
Κλείνοντας…
Φαίνεται ότι θα πρέπει να συμπεριλάβετε πραγματικά πολλά στοιχεία σε μια αξιολόγηση που προσδιορίζει το πόσο έτοιμος είναι ο οργανισμός σας για ηλεκτρονική μάθηση. Όμως, κάθε κομμάτι αυτής της αξιολόγησης ετοιμότητας, πρέπει να ολοκληρωθεί και όσο μεγαλύτερη είναι η επένδυση και όσο πιο περίπλοκο είναι το e-learning, τόσο μεγαλύτερη είναι η ανάγκη για τη διενέργεια της αξιολόγησης.
Λοιπόν, είναι ο οργανισμός σας έτοιμος για ηλεκτρονική μάθηση;
Εάν διαπιστώσετε ότι δεν είναι έτοιμος ακόμη, δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να εφαρμόσετε το e-learning. Απλώς, σημαίνει ότι πρέπει να προετοιμάσετε τους υπαλλήλους και τη διοίκησή σας για την αλλαγή και να τους εξοικειώσετε με την ιδέα πριν ξεκινήσετε την εφαρμογή.
Η εταιρεία PPP Learn παρέχει εργαλεία αξιολόγησης της ετοιμότητας της επιχείρησης, του περιεχομένου και των ψηφιακών δεξιοτήτων των υπαλλήλων της για την ενσωμάτωση του e-learning, ενώ παράλληλα παρέχει και εργαλεία για την διαμόρφωση της στρατηγικής εφαρμογής του e-learning στην λειτουργία της επιχείρησης.
