Βελτιώστε τις παραμέτρους του περιβάλλοντος εργασίας σας, όταν συμμετέχετε σε ζωντανές τηλεδιασκέψεις.
Έχει συμβεί σε όλους, είτε να προσπαθούμε να ακούσουμε την ομιλία κάποιου χωρίς να τον βλέπουμε, είτε, ενώ έχουμε εικόνα, να μην διακρίνουμε τις λέξεις που ξεστομίζει.
Ίσως κάποια στιγμή να έχετε υπάρξει και εσείς υπεύθυνος που οι συμμετέχοντες μιας τηλεδιάσκεψης βίωσαν μια τέτοια εμπειρία (μερικοί από εμάς υπήρξαν). Ευτυχώς, όλοι συγχωρούμε αυτά τα λάθη, επειδή όλοι βρεθήκαμε-σε αυτήν την όχι και τόσο ιδανική κατάσταση- να εργαζόμαστε από το σπίτι.
Ακόμη και αν οι υπόλοιποι μας συγχωρούν, πρέπει να παραδεχτούμε ότι όλα αυτά τα μικρά τεχνικά ζητήματα «συντρίβουν την αξιοπιστία μας ως ομιλητές» και υπονομεύουν τη επαφή μας με το κοινό, είτε κάνοντας μας να φαινόμαστε λιγότερο ικανοί από όσο είμαστε, είτε καθιστώντας πολύ δύσκολο για τους υπόλοιπους να ακούσουν την ουσία του μηνύματός μας.
Τα καλά νέα; Δεν χρειάζεστε στυλίστες και μακιγιέρ ή μήνες προετοιμασίας για να εμφανιστείτε στην οθόνη με αξιοπιστία.
Εάν προετοιμαστείτε συστηματικά, μελετήσετε το περιβάλλον που χρησιμοποιείτε για την διαδικτυακή σας επικοινωνία και εφαρμόσετε μερικές γρήγορες επιδιορθώσεις, τότε η τεχνολογία που έχετε στην διάθεσή σας θα ενδυναμώσει το μήνυμά σας και θα κρατήσει την προσοχή των ακροατών σας επικεντρωμένη σε αυτό.
Απλά πρέπει να θυμάστε Π.Π.Η.Φ.Φ .: Ποιότητα, Πρόσωπο, Ήχος, Φωτισμός, Φόντο.
Ποιότητα σύνδεσης: Ελέγξτε την ταχύτητά σας και αντιμετωπίστε τις αργές συνδέσεις.
Όταν η ταχύτητα της σύνδεσης σας με το διαδίκτυο είναι αργή, έχετε περιορισμένες επιλογές για τη βελτίωση της παρουσίας σας σε μια τηλεδιάσκεψη. Αλλά ακόμη και αν δεν μπορείτε να αυξήσετε την ταχύτητά σας απευθείας μέσω του παρόχου υπηρεσιών διαδικτύου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μερικές στρατηγικές μετριασμού της κακής εμπειρίας και να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον εξοπλισμό σας.
Αρχικά, ελέγξτε την ταχύτητα της σύνδεσής σας πριν από την προγραμματισμένη ώρα της τηλεδιάσκεψης. Είναι τόσο εύκολο όσο ακούγεται, απλώς κάντε αναζήτηση «Δοκιμή ταχύτητας Διαδικτύου (speed test)» και θα ελέγξετε την ταχύτητά σας αμέσως. Η δοκιμή θα σας πληροφορήσει εάν η σύνδεσή σας είναι αρκετά γρήγορη για τη διαχείριση βίντεο HD ή εάν είναι πολύ αργή για δραστηριότητες που απαιτούν την μεταφορά μεγάλου όγκου δεδομένων.
Στρατηγικές για τον μετριασμό των συνεπειών μιας αργής σύνδεσης
Συμβαίνει σε πολλούς από εμάς, η ταχύτητα του Διαδικτύου μας να είναι καλή, αλλά όχι τόσο γρήγορη όσο θέλουμε ή να μοιράζομαι το internet με την οικογένειά μας, με αποτέλεσμα μερικές φορές η διαδικτυακή επικοινωνία γίνεται ιδιαίτερα δυσάρεστη.
Για να αντισταθμίσουμε το μειονέκτημα, έχουμε αρκετές τακτικές που μετριάζουν τις συνέπειες μιας αργής σύνδεσης:
- Συνδεθείτε μέσω καλωδίου internet: Φαίνεται σχεδόν περίεργο στην την εποχή του Wifi, αλλά μια ενσύρματη σύνδεση είναι πάντα πιο γρήγορη. Ορισμένοι φορητοί υπολογιστές δεν διαθέτουν θύρα internet, οπότε ίσως χρειαστεί να αγοράσετε έναν προσαρμογέα.
- Συνδεθείτε μέσω κλήσης από το κινητό: Θα θυσιάσετε ποιότητα ήχου, αλλά αξίζει τον κόπο. Το να ακούτε την φωνή κάποιου με διακοπές είναι η πιο απογοητευτική εμπειρία της βιντεοκλήσης. Ό,τι κι αν κάνετε, βεβαιωθείτε ότι το κοινό σας μπορεί να ακούσει το μήνυμά σας χωρίς διακοπή.
- Κλείστε την κάμερά σας: Εάν το διαδίκτυο πρέπει να μεταφέρει ήχο και βίντεο και η ταχύτητα δεν το αντέχει, κλείστε την κάμερά σας. Το να βλέπουν το πρόσωπό σας είναι υπέροχο, αλλά το να ακούν τη φωνή σας είναι πιο σημαντικό.
- Σβήστε τις συσκευές των παιδιών σας: Το εύρος ζώνης είναι περιορισμένο. Έτσι, εάν έχετε μια σημαντική συνάντηση ή παρουσίαση, ζητήστε από όλους τους υπόλοιπους στο σπίτι να διαβάσουν ένα βιβλίο για λίγο, ενώ κάνετε την εργασία σας.
Σκεπτόμενοι αυτές τις οδηγίες προτού προχωρήσετε στην επόμενη εικονική σας σύσκεψη, θα αποφύγετε τους παράγοντες που καταστρέφουν την αξιοπιστία σας και θα διασφαλίσετε ότι το κοινό σας δίνει την απαιτούμενη προσοχή στο μήνυμά σας.
Πρόσωπο: Φροντίστε τη γωνία λήψης σας
Δεν ξέρω αν είναι για καλό ή για κακό, αλλά βρισκόμαστε στην εποχή της κινούμενης εικόνας, πράγμα που σημαίνει ότι έχει σημασία ο τρόπος που εμφανίζεται κάποιος μπροστά στην κάμερα. Ας αφήσουμε στην άκρη το προσωπικό στυλ (εσείς είστε ο κριτής του τι είναι κατάλληλο για το κοινό σας και τι όχι) και ας μιλήσουμε για δύο, τρεις γρήγορες διαπιστώσεις σχετικές με τον τρόπο που εμφανίζεστε στην κάμερα.
Όταν βλέπετε τις ειδήσεις σε έναν τηλεοπτικό σταθμό, έχετε προσέξει πώς οι εκφωνητές μένουν μέσα στο πλαίσιο της λήψης; Συνήθως η κάμερα βρίσκεται στο επίπεδο των ματιών και τα μάτια τους βρίσκονται στο πάνω ένα τρίτο της οθόνης. Καλό είναι όλοι μας να ακολουθούμε αυτούς τους κανόνες.
Για να το πετύχετε γίνετε εφευρετικοί, τοποθετήστε τον υπολογιστή σας πάνω σε ένα κουτί, ώστε να μπορείτε να έχετε καλή «επαφή με τα μάτια» με το κοινό σας, κοιτάζοντας κατευθείαν την κάμερα. Μια κάμερα που είναι πολύ χαμηλά δίνει μια περίεργη γωνία «στη μύτη και το πηγούνι» και μια κάμερα σε πολύ υψηλή θέση σας δείχνει εξίσου περίεργα. Πιάστε λοιπόν, ένα κουτί που σας περισσεύει ή μερικά βιβλία και βάλτε τα κάτω από τον υπολογιστή ή στηρίξτε πάνω τους τη κάμερά, έτσι ώστε να έρθει στο ύψος των ματιών.
Θα θέλαμε να σας θυμίσουμε επίσης, τις περιπτώσεις, που πολλοί από εμάς έχουμε δει σε διάφορα viral βίντεο, στα οποία κάποιος δεν αντιλαμβάνεται ή ξεχνάει ότι η κάμερα του είναι ενεργοποιημένη και κάνει κάτι που τον εκθέτει και τον ντροπιάζει. Αυτές είναι ακραίες περιπτώσεις, αλλά μας δείχνουν ένα σημαντικό σημείο, ότι είναι πολύ εύκολο να ξεχνάμε ότι είμαστε μπροστά από μια ανοικτή κάμερα.
Εάν φοράτε γυαλιά, τότε είναι πολύ πιθανόν τα γυαλιά σας να αντικατοπτρίζουν την οθόνη του υπολογιστή σας. Έτσι, οι συμμετέχοντες της τηλεδιάσκεψης μπορούν να καταλάβουν εάν περιηγείστε σε email ή εάν περιηγείστε στο διαδίκτυο. Σας συμβουλεύουμε επομένως, να μείνετε συγκεντρωμένοι στη συζήτηση ή τουλάχιστον να δοκιμάσετε να φορέσετε φακούς επαφής.
Επίσης, φροντίστε να μην κάνετε κλικ στην επιλογή «συμμετοχή σε σύσκεψη (join the meeting)» πριν βεβαιωθείτε ότι είστε 100% έτοιμοι. Έχουν υπάρξει συναντήσεις όπου οι άνθρωποι μπήκαν μισοκοιμισμένοι ή δεν ήταν πλήρως ντυμένοι επειδή δεν ήταν έτοιμοι για να εμφανιστούν αμέσως στην κάμερα.
Ήχος: Χρησιμοποιήστε το σωστό μικρόφωνο
Όταν κάνετε μια ομιλία, η φωνή σας είναι το πιο σημαντικό εργαλείο που έχετε στη διάθεσή σας, επομένως θα πρέπει πάντα να δίνετε προτεραιότητα στην ποιότητα του ήχου σας. Υπάρχουν δύο κύριες μεταβλητές που μπορείτε να προσαρμόσετε γρήγορα για να το επιτύχετε αυτό: το μικρόφωνό σας και η σύνδεση ήχου.
Οι περισσότεροι από εμάς έχουμε δύο ή τρεις εναλλακτικές λύσεις μικροφώνου για τηλεδιάσκεψη και η επιλογή της σωστής θα βοηθήσει το κοινό σας να σας ακούσει δυνατά και καθαρά.
Ακολουθούν τρεις συνηθισμένοι τύποι επιλογών μικροφώνου, κατά σειρά προτίμησης:
- Ενσύρματα ακουστικά: Με αυτό εννοούμε τα απλά τυπικά ακουστικά που συνδέονται με το κινητό ή τον υπολογιστή σας. Μπορείτε να πραγματοποιήσετε περαιτέρω αναβάθμιση σε ακουστικά ή μικρόφωνο ποιότητας εγγραφής, αλλά πιθανόν να μην είναι απαραίτητο.
- Μικρόφωνο φορητού υπολογιστή: Εάν έχετε έναν αξιοπρεπή υπολογιστή, το μικρόφωνο του φορητού υπολογιστή σας είναι πιθανώς μια καλή επιλογή. Θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας όμως, ότι όταν βρίσκεστε σε ένα τυπικό δωμάτιο, η φωνή σας θα αναπηδά πολύ στους τοίχους, κάνοντάς την να αντηχεί περισσότερο από τα ενσύρματα ακουστικά. Δεδομένου ότι δεν περιτριγυριζόσαστε από υλικά που μειώνουν την ποιότητα ήχου στο “γραφείο” σας, αυτή είναι στην πραγματικότητα η μέθοδος που προτείνουμε.
- Μικρόφωνο Bluetooth: Όταν δοκιμάζαμε διάφορες επιλογές μικροφώνων, μας εξέπληξε πραγματικά το γεγονός ότι όλοι συμφώνησαν ότι τα ακουστικά με μικρόφωνο Bluetooth ήταν τα χειρότερα από όλα. Γενικά, η προσθήκη επιπέδων τεχνολογίας μπορεί να μειώσει την ποιότητα του ήχου.
Στις περισσότερες διασκέψεις με κάμερα έχετε την επιλογή να συνδεθείτε μέσω του υπολογιστή σας ή μέσω κινητού. Εάν έχετε καλή σύνδεση στο Διαδίκτυο, η επιλογή που ξεκάθαρα νικά είναι η σύνδεση μέσω του υπολογιστή σας. Όταν συνδέεστε μέσω μιας τηλεφωνικής γραμμής, προσθέτετε ένα τεχνολογικό επίπεδο που θα μειώσει την ποιότητα του ήχου σας.
Φωτισμός: Το φως καλό είναι να πέφτει από μπροστά – προτιμήστε το φυσικό φως
Ο φωτισμός είναι ένα από αυτά τα πράγματα που πραγματικά θα σας ξεφύγουν, μέχρι να δείτε τον εαυτό σας στην κάμερα.
Ανάλογα με το χώρο και το σημείο στο οποίο βρίσκεστε, μπορεί να γίνει ένα ενοχλητικό πρόβλημα που θα πρέπει να οπωσδήποτε να επιλυθεί. Ευτυχώς, υπάρχουν και εδώ μερικές αρκετά γρήγορες διορθώσεις που μπορεί να εφαρμόσει κανείς, ώστε να διορθώσει την κατάσταση.
Η καλύτερη επιλογή που μπορείτε να κάνετε, είναι να κανονίσετε ώστε η θέση στην οποία έχετε τοποθετήσει τον υπολογιστή σας για να συμμετέχετε στην τηλεδιάσκεψη, να είναι τέτοια ώστε το φυσικό φως να χτυπά το μπροστινό μέρος του προσώπου σας. Το φυσικό φως είναι πιο απαλό στα μάτια μας και κάνει το είδωλο σας να εμφανίζεται στην κάμερα πολύ πιο καθαρό.
Φυσικά, είναι δυνατόν να το παρακάνετε – ίσως έχετε προσέξει κάποιον συνάδελφο του οποίου το πρόσωπο είναι υπερβολικά εκτεθειμένο, δημιουργώντας την εικόνα ενός “προσώπου φάντασμα ” – σε αυτήν την περίπτωση, το φως, όπως είναι προφανές, πρέπει να αμβλυνθεί μέσω κουρτινών ή κλειστών περσίδων.
Εάν έχετε ένα παράθυρο πίσω σας και δεν μπορείτε να αλλάξετε τη θέση σας, τότε πρέπει να τραβήξετε μια σκοτεινή κουρτίνα ή ακόμη και να καλύψετε το φως με ένα μεγάλο φύλλο χαρτιού. Είναι δύσκολο να ακούς το μήνυμα κάποιου, όταν το φως να κρύβει το πρόσωπό του λες και ανήκει σε πρόγραμμα προστασίας μαρτύρων.
Αν το φυσικό φως δεν είναι επιλογή, γιατί η οργάνωση της δουλειάς σας βρίσκεται σε κάποιο κλειστό χώρο, τότε τοποθετήστε μια λάμπα πίσω από την οθόνη σας για να φωτίσετε καλύτερα το πρόσωπό σας.
Άλλη λύση είναι οι ταινίες LED τις οποίες κολλάτε στην οθόνη σας και λειτουργούν υπέροχα. Μπορείτε να προσαρμόσετε τη φωτεινότητά τους και να τις ανάβετε όταν έχετε τηλεδιάσκεψη.
Σημαντική σημείωση για τον τεχνητό φωτισμό: η θερμοκρασία του φωτός έχει σημασία. Στόχος είναι μια πηγή φωτός είτε 2700k είτε 3000k στην περιοχή του θερμού. Οτιδήποτε υψηλότερο από αυτό είναι ψυχρό φως και πολύ τραχύ στα μάτια .
To Φόντο από πίσω σας: Κάντε το ευχάριστο ή κάντε το ουδέτερο
Μερικοί άνθρωποι έχουν την πολυτέλεια να μεταδίδουν τις συναντήσεις τους από ένα πραγματικό γραφείο με ένα άψογα διακοσμημένο ράφι από μαόνι πίσω τους. Οι υπόλοιποι από εμάς, θα πρέπει να κάνουμε μερικές γρήγορες προσαρμογές για να βεβαιωθούμε ότι το φόντο μας δεν αποσπά την προσοχή του κοινού.
Εάν έχετε τη δυνατότητα να διορθώσετε το χώρο του τοίχου πίσω σας, κάντε το! Τώρα που αναγκαστικά βλέπουμε όλοι τα σπίτια ο ένας του άλλου, μπορείτε να δείξετε κάτι λίγο από τον εαυτό σας και την προσωπικότητά σας χωρίς να πείτε λέξη, πράγμα που θα σας συνδέσει με το κοινό σας.
Για παράδειγμα, μια φωτογραφία από τα παιδιά σας στο χώρο, δίνει την ευκαιρία να τα γνωρίσετε στους πελάτες και στους συνεργάτες σας.
Εάν δεν μπορείτε να κάνετε πολλά για να βελτιώσετε το χώρο σας, διατηρήστε τον όσο το δυνατόν πιο απλό, ώστε το κοινό σας να μην πληρώνει φόρο προσοχής. Για παράδειγμα πολλές φορές τυχαίνει συμμετέχοντες στην τηλεδιάσκεψη να έχουν κρεμάσει κουρτίνες ή σεντόνια από πίσω τους, τα οποία είναι εντάξει όταν γίνεται με μέτρο.
Μην αφήνετε το φόντο της κάμερας να αποσπά την προσοχή του κοινού σας
Σίγουρα, όταν πρόκειται για εσωτερικές συναντήσεις χαμηλού επιπέδου, μπορείτε να εκπλήξετε με το φόντο που χρησιμοποιείτε. Ίσως να βάλετε για φόντο εικόνα με κίνηση, όπως π.χ. ζώα που παίζουν ή ένα ποδήλατο. Αλλά ένα φόντο κάμερας μπορεί να αποτελέσει σοβαρή απόσπαση της προσοχής εάν κάνετε λάθος επιλογή.
Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα φόντο κάμερας σε μια σημαντική συνάντηση, φροντίστε να επιλέξετε απλά γραφικά. Εσείς θα πρέπει να είστε το πιο ενδιαφέρον πράγμα στο πλάνο του βίντεο.
Ένα θετικό πλεονέκτημα που έχει το φόντο κάμερας είναι ότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά για να ξεχωρίσετε την ομάδα σας όταν εργάζεστε με εξωτερικούς πελάτες. Είχαμε πρόσφατα μια συνάντηση με 30+ άτομα στην εικονική αίθουσα και οι περισσότεροι από τους παρευρισκόμενους δεν γνώριζαν ο ένας τον άλλον. Όλοι όσοι είμασταν από την PPP Learn χρησιμοποιούσαμε για φόντο στη κάμερα το λογότυπο της PPP Learn, έτσι ξεχωρίζαμε σαν ομάδα.
Αφήστε την PPP Learn να σας βοηθήσει.
Τα παραπάνω tips, περισσότερες τεχνικές αλληλεπίδρασης και την αναζήτηση της αυθεντικής σας παρουσίας στην εικονική αίθουσα, σας δίνουμε την δυνατότητα να ανακαλύψετε και να εφαρμόσετε πρακτικά στην διάρκεια του σεμιναρίου μας, Virtual Presentation Dynamics . Το εν λόγω σεμινάριο, που θα πραγματοποιηθεί διαδικτυακά στις 2 Νοεμβρίου, έχει ως θέμα την εξοικείωση με τις ιδιαιτερότητες του ψηφιακού περιβάλλοντος παρουσιάσεων και στοχεύει στην διαδραστική μάθηση των μυστικών της εικονικής εκπαίδευσης.
Εάν θέλετε ή πρέπει να μεταφέρετε την παραδοσιακή σας εκπαίδευση σε ένα εικονικό περιβάλλον, αλλά δεν έχετε το χρόνο και τις υποδομές για τη δημιουργία ποιοτικού περιεχομένου, η PPP Learn μπορεί να σας βοηθήσει. Η βοήθεια μας έγκειται στο να πάρουμε το πρόγραμμα της παραδοσιακής σας εκπαίδευσής και το μετασχηματίσουμε σε ένα ελκυστικό πρόγραμμα εικονικής τάξης. Παράλληλα με αυτόν το μετασχηματισμό, δημιουργούμε για εσάς έναν οδηγό εκπαιδευτή που περιλαμβάνει διαφάνειες, σχέδιο μαθήματος, σημειώσεις, συμβουλές και εγχειρίδιο συμμετεχόντων, ενώ επιπλέον παρέχουμε και εκπαίδευση στους εκπαιδευτές.
